L’organisation d’événement, qu’il soit à titre privé, comme un mariage, une cousinade ou un baptême par exemple ou professionnel comme un repas d’entreprise, demande une grande rigueur. Mais malgré toute l’énergie que vous aurez déployée dans cette organisation, un imprévu peut toujours intervenir lors de l’événement. Il est alors indispensable de savoir comment y faire face afin de ne pas gâcher des mois de travail d’organisation.
I – Quels imprévus ?
Les imprévus peuvent être nombreux dans l’organisation d’événement que vous allez mettre sur pied. Cela peut naturellement concerner la météo dans le cas où un orage éclaterait dans le ciel alors que vous aviez prévu une réception en plein air. Mais les imprévus peuvent aussi être du côté des prestataires auxquels vous avez fait appel. Ainsi, il n’est pas rare de voir un DJ bloqué sur la route ou encore votre équipe d’accueil qui arrive malheureusement en retard.
Enfin, c’est parfois la technique qui décide de vous lâcher au moment le plus important avec des enceintes qui ne fonctionnent plus ou un vidéoprojecteur récalcitrant au moment de diffuser un diaporama.
II – Planifier pour mieux anticiper
Par définition, il est absolument impossible de prévoir un imprévu. Cependant, vous pouvez tenter d’anticiper un maximum d’imprévu au cas où ces derniers subviendraient. Vous allez alors passer dans une phase d’adaptation face aux imprévus. Ainsi, vous pouvez par exemple mettre en place une liste de musique sur un support de votre choix dans l’éventualité d’un retard ou d’une absence de votre DJ. Vous pouvez également penser à des animations qui n’ont besoin d’aucun support afin de faire patienter les invités si votre diaporama ne se lance pas. Il faut donc savoir se montrer à la fois réactif et flexible dans ces situations.
III – Apprenez à vous adapter aux aléas
Il est aussi absolument nécessaire que vous fassiez un travail sur vous-même avant la date de l’événement. Même si cela n’est pas toujours simple, il faut réussir à accepter que tout ne se passe pas obligatoirement comme vous l’aviez prévu sur votre feuille de route. Cela vous permettra de mieux surmonter une mésaventure si celle-ci venait à intervenir.
IV – Déléguer les parties les plus délicates de l’événement
Il faut aussi que vous preniez en compte vos émotions afin de pouvoir mieux les contrôler. Lorsqu’un imprévu survient, le sentiment de panique ne fait que rajouter des problèmes. Il faut donc rester serein en toutes circonstances. Enfin, penser à déléguer à des responsables certaines parties de votre réception comme l’accueil ou le repas ce qui vous enlèvera une charge au niveau de vos responsabilités.
Accepter qu’un imprévu puisse se produire et savoir gérer ses émotions vous permettra de pouvoir réussir votre événement peu importe la mésaventure qui arrive en ce jour si spécial.
