Organiser un événement demande une rigueur de chaque instant afin d’obtenir une réussite totale. Retour sur les 7 règles d’or pour ne rien oublier dans vos organisations d’événements.
I – Trouvez un thème
Un événement réussi dépend forcément de sa capacité à attirer les convives. Pour y parvenir, le choix du thème est primordial. Faites le bon choix de thème pour votre événement. Un choix qui conviendra autant à vos invités qu’à vous-même. Vous aurez plus d’enthousiasme à le développer si vous aussi vous adhérez au thème de la soirée.
II – Utilisez des Check-lists
Aucun événement ne peut être réussi sans une fameuse check-list. Ce simple bout de papier qui reprend chronologiquement ou pas les missions que vous avez à accomplir pour ne rien oublier est essentiel à l’organisation de votre événement. Quel que soit le modèle de check-list que vous employez, vous devez pourvoir vous y retrouvez. C’est un outil d’aide à la réalisation idéale et complété par un rétroplanning, c’est la garantie d’une réussite à coup sûr !
III – Déléguez pour ne rien oublier
Le meilleur moyen de ne pas oublier est de déléguer. Faites le notamment pour les étapes de l’organisation les plus complexes à réaliser. Faites appel à différents prestataires pour vous épauler dans votre tâche. Par exemple, prenez un DJ pour votre animation ou un traiteur pour gérer la partie repas de votre événement.
IV – Réservez le lieu de réception
En accord avec votre thème et dès la connaissance de la date de votre événement, réservez le lieu idéal. Même si cela apparaît comme une évidence, c’est quelques fois une source d’oubli ou d’action réalisée au dernier moment. Un lieu réservé bien en amont vous évite toute déconvenue et permet à vos convives de répondre plus vite à votre invitation, ce qui découlera une sérénité à toutes les prochaines étapes du projet.
V – Prévoyez l’imprévu
Même si vous avez coché toutes les lignes de vote check-list, il n’en reste pas moins que des imprévus peuvent survenir à tout moment lors de votre événement. À vous de les anticiper en avance en prévoyant des solutions. Cela peut-être un lieu de repli en cas de mauvais temps, un prestataire remplaçant en cas de défection du premier ou du matériel technique de rechange pour prévoir les pannes éventuelles.
VI – Préparez un programme
Le suivi d’un événement est très important pour son bon déroulé. Établissez un programme précis afin d’être mieux organisé dans votre suivi. Ce programme est une sorte de check-list pour suivre en temps réel l’événement. Ainsi, à chaque instant, vous saurez exactement ce qui a été fait et ce qu’il faut faire.
VII – Partagez les tâches
Devant l’ampleur de certains événements, gérer seul l’organisation reste assez complexe. Faites-vous aider en partageant certaines tâches. Regroupez vos proches, votre famille, vos amis ou collègues et sollicitez les personnes intéressées pour vous aider dans votre démarche. Appuyez-vous sur leurs compétences pour distribuer les rôles de manière à être efficace.
Il est très facile d’oublier une étape dans l’organisation d’un événement. Ces 7 règles, simples et efficaces, vous permettent de ne jamais faillir et d’être toujours au top de vos organisations.
